האם כדאי להשתמש בהנהלת חשבונות באינטרנט ?

רבים מלקוחותיי בעלי העסקים הקטנים – עוסקים פטורים ועוסקים מורשים,שואלים אותי האם כדאי לעבוד עם תוכנה של הנהלת חשבונות באינטרנט, בדרך כלל התשובה שלי היא שלא.

הסיבה היא שרוב בעלי העסקים הקטנים, כלומר עוסקים פטורים ועוסקים מורשים הנם בעלי היקף פעילות קטן יחסית אשר לא מצדיק התעסקות עם תוכנה לצורך הפקת חשבוניות.

במאמר זה אני אסקור את הנושא כפי שהגיע לידיעתי וכן אתייחס למספר נקודות אשר מעלים הגופים האחראים על תוכנות הנהלת חשבונות באינטרנט :

איך עובדת הנהלת חשבונות באינטרנט :

ישנן מספר סוגים של תוכנות, חלקן מאפשרות להוציא חשבוניות בלבד וחלקן מאפשרות להכניס את ההוצאות וההכנסות של העסק לתוכנה אשר מפיקה דוחות על הפעילות. הרעיון העומד בבסיס התוכנות הללו הוא שבעל העסק הקטן מבצע את עבודת ניהול החשבונות בעצמו ולאחר מכן משלם עבור הדוח השנתי בלבד.

לכאורה ניתן לחסוך כך בהוצאות ניהול החשבונות וישנה יעילות בניהול העסק, אמנם מניסיוני מדובר בחסכון מוטל בספק בבחינת "חומוס בזול חמוצים ביוקר..." ולא רק זאת, אלא שלעתים אף המחיר השוטף גבוה יותר, להלן אתייחס לנקודות שמעלים בעלי תוכנות ניהול החשבונות באינטרנט :

  1. אתם מנהלים עסק ולא חשבונות – ניהול חשבונות הוא מקצוע :

 

לצורך ניהול חשבונות דרוש ידע, מדובר בידע מקיף שלרבים מאנשי המקצוע המפרסמים עצמם אין, שלא לדבר על בעלים של עסק קטן אשר כמובן לא מכירים את הוראות רשויות המס השונות אשר יוצאות חדשות לבקרים, מדובר בהנחיות של מס הכנסה, ביטוח לאומי ומס ערך מוסף, מיותר לציין כי ישנה חובה חוקים לפעול בהתאם לתקנות ולחוקים אשר רשויות אלו מפרסמות.

 

הבעיה היא שהרשויות לא בודקות אתכם באופן שוטף, הן יכולות להחליט לעשות ביקורת בעסק שלכם לאחר מספר שנות פעילות. במקרים אלו עולות כל אי ההתאמות והן רבות אצל מי שמנהל את חשבונותיו לבד ! דוגמאות הן, אי הפחתה של רכוש קבוע כדין ורישומו באופן שגוי כהוצאה, אי הכרה במע"מ חלקי, (הרי יש הוצאות לגביהן ניתן להכיר רק מע"מ חלקי), טעויות בדיווחים לביטוח לאומי, ניהול שלא בהתאם להוראות ניהול ספקים החלות על העסק, עירוב בין הוצאות פרטיות להוצאות עסקיות, אי טיפול נכון בהוצאות מעורבות ועוד ועוד !!!

 

כאשר מתגלות טעויות אלו, ההוצאות לבעל מקצוע אשר יסדר את הדוחות של מי שניהל את החשבונות באופן עצמאי, כמה שנים אחורה - עולות עשרות מונים על כל "חיסכון" שכביכול נוצר לבעל העסק.

 

רבים ממי שמנהלים את החשבונות לבדם עושים טעויות רבות והם אפילו אינם מודעים לכך, עד אשר מגיע הדיון במס הכנסה בו עולות כל הטעויות !

 

  1. חסכון בעלויות – באם אתם בעלים של עוסק פטור או עוסק מורשה קטן, ההוצאות של ניהול העסק שלכם על ידי בעל מקצוע הן נמוכות, מדובר בהנהלת חשבונות חד צידית אמנם כזו שצריכה להתנהל במקצועיות על ידי בעל מקצוע. אני מנועה מלפרסם את המחיר אותו אני גובה במשרדי עבור ניהול מלא של התיק אמנם מדובר במידה ומדובר בעסק קטן בתחילת דרכו אשר לא דורש עבודה רבה, העלות זניחה ביחס לשירות הניתן מבחינת בעל העסק.

גם אם אתם מבצעים הנהלת חשבונות באינטרנט אתם עדיין נדרשים להגיש דוחות לרשויות המס :

דוח שנתי, הצהרת הון, עמידה בביקורות וכו ' – כאן מרוויחים עליכם כסף בעלי התוכנות, מדוע ? הם מציעים לכם הגשת דוח שנתי או שירותים של ניהול חשבונות מקצועי בעלות נוספת, הרי הם צריכים להרוויח...

בדיקה תעלה – כי ניהול מלא ומקצועי של התיק אצל רואה חשבון המתמחה בעסקים קטנים תעלה בסיכומו של יום סכום זהה למי שמנהל את החשבונות לבד באינטרנט !!! ודרש לשלם סכום חד פעמי גבוה על ייעוץ / הגשת דוח. המחיר זהה אבל הוא נדרש לבצע ניהול חשבונות לבד.

ההבדל הוא שבמשרד רואי חשבון, כל הטיפול נעשה על ידי בעל מקצוע אשר מטפל במאות לקוחות כמוכם. כך למשל, במשרדי מטופלים כמאתיים בעלי עסקים קטנים אשר מקבלים שירות מקצועי בכל הנוגע לניהול עסקם, הם לא נדרשים לבצע פעולות אשר אמורות להתבצע על ידי איש מקצוע.

  1. דיווחים שוטפים – כבעלים של עסק קטן חלות עליכם חובות דיווח שונות, למשל דיווח למע"מ, דיווח למס הכנסה בגין מקדמות, דיווח לביטוח לאומי ובמידה ואתם מעסיקים עובדים גם דיווח לביטוח לאומי ולמס הכנסה בגין עובדים. כל הדיווחים האלו כלולים במחיר אשר גובה רואה החשבון. לצורך הדיווח יש למלא את הפנקסים, לגשת לדואר במועד ולבצע את התשלום וכן לעקוב כי הקליטה ברשויות נכונה, פעולות ששוב, דורשות זמן וביצוע עצמאי של ניהול החשבונות.

 

  1. הפקת דוחות פיננסים – שוב, מדובר בשירות אשר ניתן על ידי התוכנה, אלא מה ? גם רואה החשבון מספק לכם בלחיצת כפתור את הדוחות הללו, למעשה במשרדי מדי תקופה נשלח ללקוח דוח המציג את מצב העסק, או בהתאם לבקשתו, כמובן ללא עלות נוספת. כל מה שבעל העסק נדרש לו הוא לשלוח מייל...

 

  1. מיסוי – מה שמעניין את בעל העסק הקטן הוא מיסוי, לשם כך חובה להעזר בבעל מקצוע, עדיף רואה חשבון ! במשרדי אני מייעצת למאות לקוחות בנושאי מיסוי, זה התחום בו אני מתמחה כרואת חשבון המטפלת בעצמאים וחברות, בעלת הכשרה מקיפה בתחום המיסוי וחברה בוועדת הקשר של לשכת רואי חשבון עם המוסד לביטוח לאומי. ישנה חשיבות עצומה מבחינתכם כבעלי עסקים קטנים לכך שגורם מקצועי ומיומן יסייע לכם לקבל את הזכויות שלכם מול רשויות המס.

 

למי בכל זאת כדאי לעשות שימוש בהנהלת חשבונות באינטרנט ?

 

  1. אני ממליצה למי ששולחים במייל את החשבוניות ללקוחותיהם לעשות שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות ולא באופן ידני, שכן הם לא פוגשים בלקוחות פנים מול פנים. גם אז תלוי באיזה סוג עסק מדובר ובאיזה היקף פעילות, לעתים הרבה יותר נוח לעשות שימוש בפנקס חשבוניות ידני, אך ככל שמדובר בחשבוניות רבות נוח יותר להפיקן באמצעות תוכנה. כיום ישנן בשוק עשרות תוכנות המאפשרות להפיק חשבונית אינטרנטית, אמנם זה הכל. אין טעם בניסיון לבצע הנהלת חשבונות באופן פרטי, זה פשוט לא שווה את המאמץ.

 

  1. כאשר מבצעים הפקת חשבוניות באמצעות האינטרנט, יש לשים לב :

 

  • שהתוכנה מאושרת על ידי מס הכנסה, (נתקלתי במקרים של תוכנות אשר אפשרו לבצע שינויים בחשבוניות – זוהי עבירה על הוראות ניהול ספרים).
  • יש לשים כי ישנה חתימה אלקטרונית, אחרת לא ניתן לשלוח את החשבונית במייל.

 

לכל שאלה אתם מוזמנים לפנות אלי

בברכה,

לירון שור, רואת חשבון

CPAsiteאתרים לרואי חשבון